Leistungen und Preise

Digitalisieren

Der Ablauf

Die komplette Digitalisierung eines Unternehmens ist in der Regel ein größeres Projekt. Damit Sie einen Überblick erhalten, schildern wir nun einmal grob den Projektablauf.

Bestandsaufnahme
Zum Start des Projekts beginnen wir mit einer Bestandsaufnahme. Dabei ermitteln wir die Art und Anzahl der Dokumente, die es zu digitalisieren gilt. Außerdem setzen wir uns natürlich auch mit Ihren Wünschen bezüglich der Verarbeitung der Dokumente auseinander. Im Abschluss der Bestandsaufnahme erhalten Sie ein auf Sie zugeschnittenes Angebot.

Transport
Sie können uns die Dokumente entweder via Post zukommen lassen, oder uns mit der Abholung beauftragen. Für die Abholung Ihrer Dokumente berechnen wir eine Kilometerpauschale, sowie einen Stundensatz.

Vorbereiten der Dokumente
Vor dem Digitalisieren müssen Ihre Dokumente meist noch entsprechend aufbereitet werden. Das bedeutet, dass Heftklammern und Tackernadeln entfernt werden müssen. Auch Belege geglättet und wenn nötig geklebt werden. Der Aufwand für diese Arbeiten wird je nach dem Zustand Ihrer Dokumente von uns berechnet.

Das Digitalisieren
Wir scannen und speichern Ihre Dokumente in der gewünschten Auflösung und Farbtiefe. Auf Wunsch können wir dabei die Struktur Ihrer Ordner 1:1 digital umsetzen. Dann erstellen wir für jeden einzelnen Karteireiter eine seperate Datei.
Die fertig gescannten Dateien speichern wir in einem gängigen Dateiformat, wie zum Beispiel: PDF-A, JPEG oder TIFF.

Nachbearbeitung Ihrer Digitalen Dokumente
Auf Wunsch bearbeiten wir Ihre Dokumente digital nach. Um sie durchsuchbar zu machen und wirklich sinnvoll damit arbeiten zu können, analysieren wir Ihre Dokumente mit einer OCR-Software.

Auslieferung Ihrer Digitalen Dokumente

Nachdem der Digitalisierungsvorgang und die Nachbearbeitung abgeschlossen sind, können die fertigen Dateien an Sie ausgeliefert werden. Dies kann auf folgenden Wegen geschehen:

• Via internet Download
• Auf einer CD/DVD
• Auf einer externen Festplatte

Für die Auslieferung auf einen Datenträger verlangen wir eine kleine Gebühr. Auf Wunsch können wir Ihre Dateien gegen eine Gebühr auch auf unseren Servern archivieren.

Zurücksendung Ihrer Dokumente oder Vernichtung

Zum Abschluss des Projektes bleibt nur noch zu klären was mit Ihren Papierakten geschehen soll. Wir können diese auf Wunsch wieder zu Ihnen zurück transportieren, oder aber nach dem P3 Standard vernichten.

Besonderheiten

OCR-Texterkennung

Bei einer OCR-Erkennung analysieren wir Ihre digitalisierten Dokumente mit einer Spezial Software. Diese erkennt bei maschinell erstellten Dokumenten alle Zeichen und macht sie so durchsuchbar. Vor allem bei großen Archiven macht die Analyse mit einer OCR Software Sinn. So müssen sie nicht jedes Dokument einzeln öffnen, um zu finden was sie suchen. Dank der Texterkennung der OCR-Software können sie einfach die integrierte Suche Ihres Betriebssystems verwenden, um die passenden Dokumente anhand Ihres Suchbegriffs zu finden.

Die Arbeit mit großen Archiven geht auf diese Art und Weise wesentlich schneller und effizienter vonstatten.

Indizierung

Im Rahmen der Nachbearbeitung können wir auch eine Indizierung Ihrer Dokumente vornehmen. Auf Wunsch können wir Ihr Ordnersystem 1:1 übernehmen, sodass Ihre Mitarbeiter es bei der Umstellung zum digitalen einfacher haben. Das digitale Dokument wird dabei genau an der Stelle zu finden sein, an der auch das analoge war.

Falls Sie die Indizierung noch genauer wünschen, können wir die genaue Struktur innerhalb Ihrer Ordner übernehmen. Dabei erstellen für jeden Trennpunkt im Ordner eine separate Datei.

Kombiniert mit einer entsprechenden Verzeichnisstruktur können Sie benötigte Dokumente auch ohne OCR-Erkennung schnell und effizient finden.